Procedureregels bij een klacht

Procedure opgesteld op basis van richtlijn 'Ethisch leven in de traditie van Thich Nhat Hanh'

We oefenen in het ontwikkelen van inzicht in lijden en geluk, en geven daarmee water aan de zaden van liefde en begrip in ons. Soms zijn we nog niet in staat om ons eigen diepe lijden te herkennen, en zijn we ons er niet van bewust, dat ons spreken en handelen een conditie kunnen vormen voor ondraaglijk of onacceptabel lijden van onszelf en van anderen. Deze condities niet herkennen kan in sommige gevallen dusdanig schadelijk zijn voor iedereen die betrokken is, dat de situatie zich niet uit zichzelf herstelt. Wanneer dit soort lijden aanwezig is, is het onze wens dat dit zichtbaar wordt.

We vinden het belangrijk dat iedereen die zich in een dergelijke situatie bevindt, de gelegenheid heeft om hierbij steun te vragen, waardoor de werkgroep vertrouwenspersonen is ontstaan.

Definities

Melder: degene die een klacht uit.
Beklaagde: degene van wie misstanden en/of ongewenst gedrag werd ervaren.
Hoor en wederhoor: melder (of diens vertegenwoordiger) en beklaagde (of diens vertegenwoordiger) krijgen de mogelijkheid om hun ervaringen kenbaar te maken, en om op de ervaringen van de ander te reageren. Hierbij tracht de werkgroep om het lijden van zowel klager als beklaagde te zien, en beiden te helpen eigen lijden te erkennen, aan te raken en te helen om van daaruit de verbinding tussen beiden te herstellen.

In eigen kring oplossen

Bij het ervaren van oneerlijk, onverstandig, onethisch, ongepast gedrag van een bestuurslid van Stichting Leven in Aandacht, of door een leraar, cursusleider, begeleider, staflid of deelnemer van een bijeenkomst in de traditie van Thich Nhat Hanh, wordt zo mogelijk door de melder geprobeerd dit samen met de beklaagde op te lossen, eventueel met de hulp van anderen, zoals sanghaleden, een door beide partijen vertrouwde beoefenaar, of een lid van de Orde van Interzijn.

Melder en beklaagde proberen er zo spoedig mogelijk uit te komen. En vanzelfsprekend is het ook belangrijk om kenbaar te maken, als men nog last heeft van eerder ervaren kwetsend gedrag. Hierbij kan onze beoefening helpen. Thich Nhat Hanh heeft verschillende waardevolle methoden aangereikt zoals hij in meerdere van zijn boeken heeft beschreven, onder anderen in:

Gelukkig samenleven

• hoofdstuk 4 Zeven manieren om conflicten op te lossen
• hoofdstuk 5 Oefenen met
  • De driehoek,
  • Licht laten schijnen,
  • Opnieuw beginnen,
  • Ware vrede,
  • Oefeningen in geweldloosheid.

Als het niet lukt

Het kan echter zijn dat door de aard van de moeilijkheden en/of om redenen van privacy en vertrouwelijkheid de hierboven beschreven mogelijkheden door partijen als ontoereikend of ongewenst worden beschouwd. In dat geval is er de mogelijkheid de kwestie voor te leggen aan de werkgroep vertrouwenspersonen, bestaande uit 3 leden. Deze zijn gekozen door het bestuur van Stichting Leven in Aandacht, de Orde van Interzijn en Wake Up. Een gekozen lid hoeft geen deel uit te maken van de betreffende groep. De 3 leden worden gekozen op grond van hun jarenlange spirituele beoefening, en ruime ervaring met luisteren naar en afhandelen van klachten vanuit hun werk en opleiding. Van hen mag worden verwacht dat ze in staat zijn tot ruim begrip, oprecht mededogen, onbevooroordeeld luisteren, liefdevol kunnen bemiddelen en zonodig verwijzen. De drie leden dienen het vertrouwen van de sangha te hebben om beide partijen te kunnen ondersteunen en beslissingen te kunnen nemen. De drie vertrouwenspersonen zijn:

• Danique Franck: Wake Up, jurist, mediator
• Jan Boswijk: Dharmaleraar, psycholoog
• Margriet Messelink: Bestuur, Orde van Interzijn, verslavingsarts

Voor meer informatie over en contact met de werkgroepleden klik hier

Steun ontvangen

De vertrouwenspersonen kunnen door ieder sanghalid worden benaderd voor steun en advies, voor overleg. Deze gesprekken zijn strikt vertrouwelijk. De melder kan steun vragen aan een vertrouwd iemand, of een vertrouwd sanghalid, of een lid van de Orde van Interzijn om hierbij te helpen. Van de gesprekken wordt een kort volledig geanonimiseerd verslagje gemaakt, en voorgelegd aan de melder of dit zo mag worden bewaard.  Het doel van het bewaren is om als werkgroep meer zicht op problemen in sangha’s te krijgen en zo mogelijk een beter beleid te kunnen afstemmen.

Klacht indienen

Een klacht kan, eventueel na overleg met de werkgroep vertrouwenspersonen, worden ingediend indien:

• Na een of meer gesprekken binnen de eigen kring de klacht niet is opgelost.
• Een gesprek niet mogelijk is gebleken, bijvoorbeeld vanwege vrees voor partijdige behandeling.
• Het een ernstige misstand betreft, die te onveilig voelt om met de beklaagde te bespreken.
• Het vermoeden bestaat van een wettelijk strafbaar feit.
• Ernstig ongewenst gedrag, misstanden die een ernstige inbreuk maken op de persoonlijke integriteit van de melder, misschien ook de Sangha in gevaar kunnen brengen - zoals bijvoorbeeld (seksuele) intimidatie, mishandeling, machtsmisbruik, diefstal, verduistering, enz.

De melder kan bij het indienen van de klacht zo nodig hulp vragen aan een vertrouwd iemand of sanghalid of lid van de Orde van Interzijn.

Procedure klachtenbehandeling

• De melder meldt de klacht bij de werkgroep vertrouwenspersonen.
  De melder of diens vertegenwoordiger beschrijft waarom de klacht wordt ingediend, de ervaren misstand of grensoverschrijdend gedrag. De melder beschrijft zo mogelijk ook hoe het overleg met de beklaagde is verlopen, of waarom dit niet heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld te onveilig voelen bij ernstige misstand); en het telefoonnummer waarop de melder en diens eventuele vertegenwoordiger kan worden gebeld.
• Een vertrouwenspersoon van de werkgroep maakt vervolgens een afspraak met de melder (en diens vertegenwoordiger) om samen aard en inhoud van de klacht te verhelderen. De werkgroep gaat bij haar onderzoek zorgvuldig te werk, objectief en onbevooroordeeld.
• Eén of meer vertrouwenspersonen bespreekt met de beklaagde de ervaringen en genoemde feiten door de melder. Hierbij wordt met zorg zoveel mogelijk getracht om de juiste balans te behouden tussen openheid over dat er een klacht is ingediend, de privacy en veiligheid van alle direct betrokkenen, de veiligheid en vertrouwelijkheid van het besprokene.
• Na het gesprek met de beklaagde wordt diens verhaal door leden van de werkgroep besproken met de melder. Hierna worden alle ervaringen en feiten voorgelegd aan melder en beklaagde. Indien mogelijk, wordt bekeken of een oplossing in overleg mogelijk is. Melder en beklaagde mogen altijd een beroep doen op iemand die hem of haar vertegenwoordigt en ondersteunt voor de duur van de klachtenbehandeling.
• Nadat de werkgroep vertrouwenspersonen zorgvuldig met zo wijs mogelijk beleid, hoor en wederhoor heeft toegepast, met gebruikmaking van de verschillende liefdevolle methoden zoals Thich Nhat Hanh ons heeft geleerd, neemt de werkgroep een besluit of de klacht ‘gegrond’ of ‘ongegrond’ is.
• Als hiervoor voldoende aanleiding is, kan de werkgroep het dringende advies geven om een begeleider of staflid van bijeenkomsten gedurende de duur van de klachtenbehandeling niet deel te laten nemen aan begeleidende activiteiten. Beklaagde behoudt hierbij volledig het recht om gehoord te worden en zijn of haar verhaal te doen, of te laten doen tijdens de klachtenbehandeling. Zeer ernstig ongewenst gedrag en/of een wettelijk strafbaar feit kan leiden tot onmiddellijke schorsing, waarbij de beklaagde steun wordt geboden voor hoe verder.

Afhandeling

De werkgroep adviseert hierna hoe de klacht af te handelen, verwijst zo nodig door naar de juiste instelling voor verdere begeleiding en/of afhandeling. Als er een redelijk vermoeden is van een wettelijk strafbaar feit, worden zo mogelijk in overleg met alle betrokkenen, officiële instanties ingeschakeld, zoals de politie. Hierbij is de veiligheid voor alle betrokkenen het uitgangspunt.

De afhandeling leidt zoveel als mogelijk tot

• aandacht voor en steun bij heling en verzoening van melder, beklaagde, en betreffende Sangha;
• het vergroten van inzicht, begrip en mededogen bij alle betrokkenen;
• het oplossen van de klacht naar tevredenheid van zo veel mogelijk betrokkenen;
• het toepassen van een passende maatregel in geval van ongewenst gedrag.

Indien na een afgesproken zorgvuldige begeleiding van een beklaagde met ongewenst gedrag, deze dit gedrag blijft voortzetten, leidt dit tot ontheffing van de bestuursfunctie of het begeleiden en deelnemen aan bijeenkomsten in de traditie van Thich Nhat Hanh. In dit soort ernstige situaties wordt overlegd met senior-klooster-dharmaleraren en hun advies gevraagd, omdat door ernstig ongewenst gedrag de hele internationale Sangha wordt geraakt. De beklaagde wordt hierbij steun geboden voor hoe verder.

Na afronding van de klacht ontvangt de melder van de werkgroep vertrouwenspersonen een bevestiging van de afhandeling, ook indien deze voor melder of beklaagde niet bevredigend is. Dit gebeurt zo mogelijk binnen een maand, maar kan later zijn indien meer tijd voor objectief grondig onderzoek nodig blijkt. Hierover zal tijdig worden gecommuniceerd.

Van alle afhandelingen wordt een geanonimiseerd verslag gemaakt. Ieder najaar wordt over deze geanonimiseerde klachten gerapporteerd aan het bestuur, waarop deze naar aanleiding hiervan, zo nodig het beleid kan aanpassen. Ieder najaar evalueert de werkgroep welke soort klachten er in het afgelopen jaar zijn geweest en of mede op grond daarvan wijzigingen wenselijk zijn in de documenten 'Ethisch leven' en 'Procedureregels bij een klacht'. Hierbij worden suggesties van alle direct betrokkenen bij klachten actief verzameld en meegenomen, naast alle suggesties die gedurende dat jaar worden ingediend door beoefenaars in de traditie van Thich Nhat Hanh. Alle opmerkingen worden zo goed mogelijk verwerkt en hierna wordt de aangepaste versie weer voor het komende jaar op de website van Stichting Leven in Aandacht geplaatst.

Vertrouwenspersoon BUN

Er kunnen redenen zijn om een klacht niet (verder) binnen de gemeenschap van Leven in Aandacht voor te leggen. In dat geval is de externe vertrouwenspersoon van de Boeddhistische Unie Nederland (BUN) beschikbaar. Sinds 1 januari 2019 is  Thijs Huijs de  vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen. Hij is gecertificeerd vertrouwenspersoon en is beschikbaar voor iedereen die verbonden is aan een van de sangha’s (groeperingen) die zijn aangesloten bij de BUN. Leven in Aandacht is aangesloten. Lees meer